こんにちは 北の熱い講師 オッケーです！
新年度に入り、さぞかし、今年度の目標達成のために、気合いを入れて、会議を行っていることと思います。
会議！長くないですか？
中身のある会議の進め方
ある民間コンサルタント会社が発表したデータです。
効率よく進む会議をするには、どうしたらよいか？
結論を先に言いますと、2つあります。
1.会議開催の最初の2分間は雑談をすること
2.前回の会議の復習を１分間行うこと
です。
従来の会議
開催5分前集合です。13時開催なら、12時50分には、社内に戻って来ていなければなりません。休憩時間の拘束です！（新人には嫌われますよ）
初めて見るA４縦の書類が、分厚く、しかも、字がいっぱいです。
お茶などありません。
説明者が、書類を棒読み、１５分間、（お経のように有難く聞こえます）
ただでさえ、体内の血が胃腸に集中して、頭に回っていないのに、こっくり病になりかねません。（国会では、よく見ますね）
だから、意見など出ません。ファシリテーター（立案者・会議進行者）が体よく、素早く進めて行きます。誤字脱字の訂正お詫びをしながら、、笑
結局、１時間１５分、１５分伸びて、企画案が通り、のちにまた、同じ資料が、捺印回覧で来て、（めくら）判を押す。一丁上がりです。
みたいな会議です！笑笑
行動実験結果
コンサルタント会社がクライアントに依頼した39社の行動実験です。
参加企業の共通点として、業務時間の43%は社内会議に当てられていて、業務シェアのダントツで1位、ちなみに2位も、その会議のための資料作成時間です。
要は、業務のほとんどが、会議であると言う事実です。
言わずもがな、会議においては、参加者のアウトプットが必要になりますよね。
会議進行役、ファシリテーターとしては、よい意見が活発に出るように、会議参加者の心理的安定を作ることが、最低限求めれますよね。
２分間の雑談
1は、意見が活発に出る雰囲気作りのために行うアイスブレイクです。ニュース的な話で、参加者全員の意識共有を図り、発言し易い雰囲気を作り上げるのです。結果として、参加者の発言が70%アップしたデータがとれたとのことです。発言が多くなり、時間が長くなったかというと、逆にテンポが良く進むこととなり、45%の会社が会議時間が短くなったデータが出ました。
また、26社の調査で「多くの会議が時間通りに終わらない」と回答する社員が60％以上もいました。
事前に目的が決まっていたとしても、同じことを繰り返して発言する参加者や、対案を出さずに批判をし続ける上司などがいると、時間内に終わりません。特に、権限者が話し始めると忖度して誰も止められず時間だけが過ぎていく…みたいな会議です。
そんな場面に効果的なのは、100円ショップで売っているタイマーです。開催者は会議の開始時に「終了の10分前」にタイマーをセットして、時間になったら残り時間でアウトプット（目標達成）を確認しながら、次のアクションを決めます。
この100円タイマーを11社で導入したところ、9社で「時間通りに会議が終わるようになった」と答えた社員が70％を超えたとのことです。
100円の投資で会議が時間通りに終われば投資対効果は高いですね。笑！
１分間の前回の反複確認
2は、アイスブレイクの後、１分間くらいで、前回の結果結論の報告を行うのです。こうすることで、出席者の頭の中に前回の内容が蘇って、討論に入り易くなります。
このことは、必然なのです。心理学で有名な、エビングハウスの忘却曲線で、人間は忘れる動物なのです。なので、忘れないためには、反復確認が必要だと説いています。
【コミュニケーション】忘れてしまうよねぇ～
効率良い会議
さらに、有意義な効率良い会議を目指すなら、
1、会議資料を前日までに、事前に配布しておく事です。当然のこと、参加者に、会議前には審議することが、ある程度理解出来ている状況を作り出すのが、目的です。
2、会議内での資料説明は、資料の棒読みは止める。パワーポイントを使うなどして、主旨のみ図・絵を用いながら、要点のみを、参加者に説明するように努めることです。
やってみることです
多くの企業で、「ピンチをチャンスにする」と、このコロナ禍で叫んでいます。
なにかを変えて行かなければ、変わりませんよ！社長さん役員さん！
従来と同じ会議のやり方で、「新しい発想」は出て来ませんよ！
ダーウィンの進化論に次のような一節があります。
「最も強い者が生き残るのではなく、最も賢い者が生き残るのでもない。唯一生き残ることが出来るのは、変化できる者である。」
確かに、変化することは生き残りの条件であることに違いないですが、
単純に変化さえすれば生き残れるわけではありませんよね。
重要なことは、タイミング、つまり、機を見ることです。
変化のタイミングを誤ると、その変化がきっかけで衰退に転じることもあり得るということです。
その根幹を作る重要な会議が、「機」になるわけですから！
今日を明るく元気に行きましょう！
いってらっしゃい！
