【ビジネス用語】「ご確認ください」は失礼？

こんにちは！北の熱い講師オッケーです！

ビジネスマナー、言葉遣い編です。

「ご確認ください」の意味とは？

「ご確認ください」は、相手に対して何か情報や書類、データなどを確認してほしいと伝えるための表現です。

ビジネスメールやチャット、あるいは電話のやり取りなどでよく使われますね。

「確認」という言葉に敬語表現を付け加えて、「ご確認ください」とすることで、相手の立場を尊重しながら依頼する意味合いを強調しています。

しかし、ビジネスの現場で「ご確認ください」が時に失礼に感じられる場面があるのも事実です。

主に依頼方法や状況によっては、強い命令形の印象を与えかねない場合があるため、使い方に注意が必要です。

ビジネスシーンでの「ご確認ください」の使い方

「ご確認ください」は、ビジネス上で相手に何かをチェックしてほしいときに使われますが、シチュエーションによって言い回しを調整すると、スムーズなコミュニケーションにつながります。

以下では、実際のビジネスシーンを想定しながら、どのような場面でどのように使うと適切かを説明します。

書類やデータの確認を依頼するとき

社内メールやチャットで、相手に対して資料の内容やデータの正確性を確認してほしいときに使われます。

例えば、上司やクライアントに送る際には、単に「ご確認ください」とだけ書くのではなく、一言「もし修正やご意見があれば、お知らせいただけると助かります」と添えると、より丁寧で思いやりのある印象を与えられます。

電話や口頭で確認を促す場合

口頭の場面で「ご確認ください」と依頼する際は、言葉のトーンや間の取り方によって印象が変わります。

特に相手が多忙そうであるときには、「大変お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認いただけますと幸いです」など、相手の状況を配慮した言い回しにすることで、強制感を薄められます。

返信を求めるとき

メールやチャットで資料を送付して「ご確認ください」と伝える際、いつまでに確認してほしいのか期限を明示することがあります。

「◯日（◯曜日）までにご確認の上、ご返信いただけると助かります」という形で締めくくると、相手は対応の優先度やスケジュールを立てやすくなります。

取引先や上司への表現に気を配る

相手が顧客やクライアントの場合は、「ご確認をお願いいたします」「ご確認いただけますよう、よろしくお願いいたします」とやや柔らかい表現に言い換えると、失礼感を抑えられます。

「ご確認ください」が少し命令調に聞こえる恐れがある場合には、このような言い換えも積極的に検討すると良いでしょう。

「ご確認ください」は失礼なのか？

結論から言うと、「ご確認ください」自体が必ずしも失礼というわけではありません。

しかしながら、文章の流れや全体の語調によって、相手によっては「上から目線」に感じられたり、命令形に近い印象を与えたりするケースがあります。

したがって、「ご確認ください」という一文だけを単独で使うのではなく、前後の文脈で相手への配慮を示す言葉を添えることが大切です。

相手に敬意を表すること

「ご確認ください」はビジネスコミュニケーションで非常に頻繁に使われる表現でありながら、そのまま使うと相手によっては命令形のニュアンスを強く感じたり、状況によって「冷たい印象」を与えたりする可能性がある点に注意が必要です。

ただし、クッション言葉を添えたり、希望する期日や具体的な確認内容をわかりやすく提示したりすることで、失礼ではない伝え方が十分に可能です。

また、言い換え表現として「ご確認いただけますと幸いです」「ご確認のほど、よろしくお願いいたします」を適宜使い分けると、相手との関係や状況に合ったコミュニケーションがより円滑に進むでしょう。

時に、普段から使っている言葉を、客観的に読み取ってみることをおすすめします。

ビジネスメールやチャットだけでなく、電話や対面での会話でも、相手の立場や忙しさを意識して言葉を選び、スムーズなやり取りを心がけてください。