こんにちは！北の熱い講師オッケーです！
日々の日常業務で、ありそうで危ない話です！
皆さんもお気をつけくださいね！
メールの配信順序
メールの操作を誤って、機密情報を送ってしまったり、誤字脱字のまま送ってしまう場合が、過去にありませんでしたか？
メールは多くの方は、この順で作成しますよね～～
①宛先（メールアドレス）
②件名
③本文
④送信
この順番で作成されている方は、「要注意」です！
結論から、下記の順に変えてください！！！絶対に！
①件名
②本文
③確認
④宛先（メールアドレス）
の手順にすることで、確認も出来て、作成途中での誤送信も防げます！！！
メールの誤送信防止策
メールの誤送信防止には、いくつかの効果的な方法があります。
ポイント
- 確認のプロセスを追加する: メールを送信する前に、必ず内容を確認するプロセスを追加します。例えば、送信ボタンを押す前に「確認」ボタンを設けることで、誤送信を防ぐことができます。
- 自動チェックツールの利用: 誤字脱字や機密情報の漏洩を防ぐために、自動チェックツールを利用することも効果的です。これにより、メールの内容を自動的にチェックし、問題があれば警告を表示します。
- 送信遅延機能の活用: メールクライアントの送信遅延機能を活用することで、送信後に誤りに気づいた場合でも、一定時間内であれば送信をキャンセルすることができます。
メール誤送信の法的リスク
メールの誤送信には、場合によっては罰則が適用されることがあります。
特に、個人情報や機密情報が含まれている場合、法的なリスクが高まります。
- 情報漏えい: 機密情報や個人情報が誤送信されると、情報漏えいとして扱われ、企業の信用が低下する可能性があります。
- プライバシー侵害: 個人のプライバシーに関する情報が誤送信されると、プライバシー侵害となり、法的な責任を問われることがあります。
- 会社の信用低下: 誤送信が繰り返されると、企業の信用が低下し、取引先や顧客からの信頼を失うリスクがあります。
罰則の内容
- 懲戒処分: メール誤送信を繰り返す社員に対しては、注意指導や懲戒処分が行われることがあります。
- 解雇: 重大な情報漏えいが発生した場合、最悪の場合は解雇されることもあります。
- 法的罰則: 個人情報保護法に違反した場合、罰金や懲役刑が科されることがあります。
メールの誤送信を防ぐためには、上記のように送信前の確認や自動チェックツールの利用が重要です。
誤送信が発生した場合は、速やかに対応し、再発防止策を講じることが求められます。
これらの方法を実践することで、メールの誤送信を効果的に防ぐことができます。
ぜひ参考にしてみてください。
悪い習慣を変える
もし、宛先を先に入れている方は、
これを読んで以降、意識して変えてくださいね！
今の時代、「コンプライアンス違反」は、取り返しがつかない情勢ですよ！
「一発退場！」とならないように、ご忠告でした！
今日を大切に明るく元気に行きましょう！
お仕事の方、お疲れ様です！
いってらっしゃい！
