こんにちは！北の熱い講師オッケーです！
「仕事始め」は、どうでしょうか！
滑り出しは、スムーズでしょうか？
「笑顔」出てますか！コミュニケーションの根幹です。
先ずは、ここから入りましょうか！
年末作成した決裁書類の稟議決裁ですかね。
捺印と押印の違いは？
ビジネスシーンでもよく使用される『捺印』と『押印』の違いを、正確に理解している人は意外と少ないかもしれません。
捺印と押印の定義や違い、関連する用語について解説していきますね。
「新入社員じゃあるまいし、今更、そんなこと聞けない！」という声が聞こえてきます。笑
捺印は『署名捺印』の略称
捺印は、自筆の署名に加えて印鑑を押す行為で、本人確認をより確実にすることを目的としています。
署名と組み合わせることにより、筆跡鑑定などを通じて本人によるものであると証明しやすくなるからです。
そのため、捺印は法的効力が高いとされています。
ビジネスシーンでは、重要な契約書や法的文書に捺印を求められることが少なくありません。
ただし、署名されていない書類に、ただ印鑑を押すだけの行為を捺印と呼ぶ場合もあるため、使い分けに留意が必要です。
押印は『記名押印』の略称
押印は、自筆の署名のない書類に印鑑を押すことです。
例えば、あらかじめ名前が印刷された書類などに、印鑑を押すことを指します。
押印は、捺印と比べて証拠能力が低いとされますが、一般的にはよく用いられる言葉です。
書類の内容を確認したことを示す意味合いがあり、ビジネスシーンでも求められるケースが多くあります。
ただし、押印だけでは本人の意思確認が不十分な場合もあるため、重要な書類では署名と組み合わせた『捺印』が必要になるので注意しましょう。
捺印・押印に関連する用語
捺印・押印に関連する用語として、印章・印鑑・印影があります。印章は、一般的に『ハンコ』と呼ばれているものです。
一方、印鑑もハンコを指す言葉ですが、厳密には役所や銀行に登録された印章のことを指します。
しかし、日常生活では『印鑑＝ハンコ』と認識されることが多く、普段の生活で厳密に使い分ける必要はありません。
印影は、印鑑を書類などに押したときに残る跡のことを指します。
捺印・押印の正しい方法と注意点
日頃、何気なく捺印・押印をしている人も多いでしょう。
しかし、正しい押し方をしないと、書類が無効になってしまう可能性があります。
書類への捺印・押印の正しい方法
書類に捺印・押印する際は、印鑑証明書の添付が必要かどうかで方法が異なります。
印鑑証明書が必要な書類では、印影を明確にする必要があるため、書かれている文字と重ならないように押しましょう。
一方、印鑑証明書が不要な場合は、氏名に少し重ねるようにして押します。
これにより、後から氏名を偽造することを防ぐためです。
ここは、❝ポイント❞ ですよ！
きれいに押すコツ
きれいに押すコツは、印鑑の持ち方と押し方にあります。
印面の近くに人さし指を当て、親指と中指で支えて、まっすぐに押し下げましょう。
朱肉は、適量を複数回に分けて付け、平らな場所で押すのがポイントです。
また、印鑑用マットを使うと、印影がこすれにくくなります。
捺印が必要となる代表的な書類
捺印が必要となるのは、主に契約書・申請書などの重要な書類です。
例えば、不動産売買契約書や会社設立時の定款など、重要な取引・手続きに関わる書類を作成する際は捺印が必要になります。
これらの書類では、本人確認や法的効力を高める必要があるためです。
また、近年では印鑑レスの銀行も増えていますが、預金口座を開設する際にも捺印を求められます。
書類によっては、捺印に使う印鑑が指定されるケースもあるので、取引の重要度や相手先の要求に応じて適切なものを使用することが大切です。
契約書への捺印の種類
契約書への捺印には、さまざまな種類があり、それぞれ意味や目的が異なります。
- 契印：複数ページの連続性を示すため、見開き部分に押す
- 割印：原本と控えが同一であることを証明するために使用される
- 訂正印：文面の修正時に必要で、二重線で消した部分に押す
- 消印：収入印紙の再使用を防ぐ
- 捨印：事前に余白に押しておく。訂正があったときに訂正印として使う
- 止印：文書末尾の余白に押し、不正な追記を防止する
これらの捺印は、契約書の内容や状況に応じて、適切に使い分けることが重要です。
特に、捨印は相手に訂正を許可することになるため、重要な契約書では慎重に判断する必要があります。
捺印する場合は、事前に用途を確認し、写しを保管するなどの対策を取ることが大切です。
ビジネスシーンで進む脱ハンコの流れ
近年、実際の印鑑による捺印から、電子印鑑・電子署名に移行する企業が増えています。
脱ハンコがもたらす利点や課題、そして企業がなぜ捺印の電子化を推進しているのかを説明します。
電子印鑑・電子署名を実際に導入する際の方法と、注意点についても解説します。
電子による捺印と従来の捺印との違い
電子による捺印とは、従来の物理的な印鑑を使用せず、電子印鑑を用いて文書に印影を付与する方法です。
電子印鑑とは、単に画像化した印影を指すだけでなく、識別情報やデータ化された文書にサインする『電子署名』のことも含める場合があります。
電子印鑑を用いると、データ化された文書にそのまま捺印できるほか、書類のやりとりをメールでできるため、時間・距離などを問わずに捺印できるのが利点です。
業務フローを効率化し、ペーパーレスの推進によるコスト削減にもつながります。
捺印の電子化が進んでいる理由
ことの始まりは、コロナ禍で、政府が企業に対して、在宅勤務を推奨するにあたって、障壁に出て来たのが、「稟議書の決済」などによる出社必要とするものでした。
捺印の電子化が進んでいる背景の一つには、政府主導のデジタル化推進があるといわれています。
2020年12月には、国民や事業主に押印を求めていた手続きに対し、押印などを不要とする改正が公布されました。
以降、各自治体でも行政手続きでの押印廃止の動きが進んでいます。
また、多様な働き方の推進によるテレワークの普及も、理由の一つといえるでしょう。
とはいえ、現実には、まだまだ、印鑑の電子化が進んでいないことから、捺印のために出社しなければならない企業も多いのが実情のようです。
電子印鑑を導入する方法と注意点
電子印鑑には、印影を単純に画像化したものと、識別情報が含まれているものの2種類があります。
印影を画像化するだけのタイプは、フリーソフトなどを使用すれば作成が可能です。
しかし、信頼性やセキュリティー面に不安が残り、本人を証明する効力も低いというデメリットがあります。
契約書などの重要な文書にも使用することを考慮すると、識別情報が組み込まれた電子印鑑を導入する方が望ましいでしょう。
識別情報を組み込んだ電子印鑑を作成するには、有料のサービスを活用する方法があります。
ただし、契約書に使用する場合は、取引先が電子印鑑を認めているか事前に確認しておくことが必要です。
捺印や印鑑の種類や目的を知っておこう
捺印と押印は、どちらも印鑑を押す行為ですが、自筆の署名の有無など厳密には違いがあります。
また、使用する印鑑にもさまざまな種類があるため、目的に合ったものを使いましょう。
ハンコ文化は、日本に長く根付いている習慣ですが、近年ではDX推進により捺印の電子化が進んでいます。
業務の効率化というメリットがある一方で、信頼性やセキュリティー面を考慮する必要があるため、捺印の電子化を導入する際は注意しましょう。
個人的見解ですが、シャチハタ印鑑の、オーダー字体をお勧めします。ちょっと時間が1カ月以上かかりますが、オリジナリティー感が出ますよ。
今日を大切に明るく元気に行きましょう！
お仕事の方、お疲れ様です！
いってらっしゃい！
