こんにちは 北の熱い講師 オッケーです！
まさかの、コロナ禍、2年目であり、
皆さん、自己防衛だけでも、精一杯かと、、
「明るい未来」を願い、気持ちを折らずに生活しましょう！
今日の話は
コロナ禍で一気に進んだ在宅勤務「テレワーク」業務です。
おそらく、自宅の自分の部屋を改造して！画面にベッドが映らないように、ベッド移動したり、テーブルを買ったり、カーテンを変えたり、壁の貼りものを取ったり、何かしらのことをされたのでは思いますが、、
思うと、ひと昔的には、会社命令による大変な”プライバシーの侵害”でコンプライアンスの違反！だ！というところでしょうか？
ということで、まじめに、考察を。
先ずは、留意しなければならない3点
１，位置情報の取得をすること
上司が業務の実態をチェックするために、いろいろなツールを用いて従業員を監視するということが懸念されます。
社員がどこでどのような作業をしたか会社側が確認できるツールも開発されています。
たとえば、従業員に持たせている業務端末のＧＰＳ情報を業務時間外にも把握している場合は、従業員のプライバシーを侵害しているという可能性が極めて高いと思われます。厳密に考えるならば、個人情報保護法を犯している可能性も考えられます。
実際に裁判事例として、従業員のＧＰＳ情報をいつでも確認できるナビを利用して従業員の居場所を会社が確認したことにより、プライバシーの侵害にあたるとして従業員が会社側に損害賠償請求をした事例です。
判決は、勤務状況の把握、災害などの緊急時に居場所を確認することなど会社側の一定の合理性は認めましたが、一方で、業務時間外である早朝や深夜、また退職後など従業員に労務提供義務がない時間帯での居場所のモニタリングは従業員に対する監督権限を濫用し、不法行為であるとの判決が出ています。
２，通信内容の監視をすること
従業員の勤怠をツールで管理する場合です。社内就業規則に沿った勤務時間だけでなく、無作為に従業員のPC画面をスクリーンショットして上司に送るとか、Webカメラと連動していてPCの前の従業員の写真を撮って上司に送るツールも存在します。
そのような監視体制を作ることは従業員のプライバシーを侵害し、従業員に余計なストレスを与えるなど、結果として緊張感から生産性が落ちたりする可能性が高くなると思われます。
また社用のメールアドレスを利用して、私的なメールを仕事中にしていないかと想定し、メール自体の監視を考えるなど、それもプライバシーの侵害にあたる可能性があります。
３，Webカメラを使用すること
Webカメラを使用すると、従業員の自室の様子を他の従業員に見られてしまう訳です。特に一人暮らしの女性や、家族と同居している場合は見られたくないと思う人が普通に多いと思います。
Webカメラをオンにすることを強要するのはプライバシーを侵害しており、テレワークハラスメントにあたる可能性があります。
以上の3点は、十分に注意を払う必要があります。
では、対応策として、
会社側の対応策を4点記載します
Ⅰ、プライバシー保護法の開示をする
先ずは、会社としてプライバシー保護法の開示をしましょう。会社側が現時点で従業員のプライバシーについてどのように考え、取り組みを行っているかその方法や仕組みを従業員に周知する必要があります。
その上で、テレワーク中の環境下において、従業員にむけたプライバシーに関する取り組みを再考する必要があります。
テレワークが先ではなく、プライバシー保護が先です。
Ⅱ、現状の調査を実施する
現状においての、プライバシーの保護ができているか否かについて従業員へのヒアリング調査を行います。
テレワークの環境下においてPCシステムのプライバシーの関与度合いや業務の現状を洗い出し、理想と現実のギャップを分析して、対応施策を具体化して、可視化改善できるよう考えることが重要です。
また、社会通念上、関与の度合いが適切か否か判断することも必要です。更には、取得されたデータや情報は人事総務部門をこえての利用も考えられます。現状評価を行う際には、複数部門の協力や連携が必要不可欠です。
業務電話をする際に基本的には会社用スマホを使うことが一般的です。しかしながら、突然テレワークになった場合には従業員全員分を用意することが難しく、結果的に従業員のスマホを代用しているという話を聴きますが注意が必要です。
ただ、従業員のスマホを代用するのはプライバシーの問題もあり、かつ会社費用計算する際に私的利用か、仕事利用かの線引きが難しいということが起きます。
なので、何の対策もせずに従業員のスマホをテレワーク中に利用することはお薦め出来ません。
Ⅲ、相談できる環境の構築する
以前から言われていますが、プライバシーの相談窓口として従業員向けのホットラインを設置すること。プライバシーを侵害されていると思っても、同じ部署の上司には相談できないこともあります。従業員が気軽にプライバシーのことについて相談でき、不平や不満を言える環境を用意すること、部署の設置、が会社に求められます。
Ⅳ、従業員への周知すること
全従業員へのプライバシーについての周知です。会社として取り組みを行っても、現場の従業員が理解をしていなければ、お題目だけになってしまいます。
たとえばWebカメラを使用する場合は、自室の様子を見られる心配もなく気兼ねなくWeb会議ができるバーチャル背景を利用することをルールとして設けることも一考です。また、家族やペットが映り込む心配もなく、自室を他の従業員に見られる心配もないためWeb会議に集中できる、テレワーク用の簡易テントを利用することもお奨めです。
業務時間以外の時間はツールやアプリの位置情報をオフにするよう周知する。従業員側も休みの日や深夜に位置情報を会社に把握される心配がなくなります。
いかがでしょうか！
コロナ禍に限らず、根っこは、
「良いコミュニケーションが普段取れていること」が重要ですね。
新しいシステムを導入の前に、コンプライアンスをしっかりと考えておきましょう。
今日を明るく元気に行きましょう！
行ってらっしゃい！
